10 datos sobre la digitalización documental de las empresas

La digitalización empresarial de documentos es muy importante. Si quieres saber cuánto, mira estos 10 datos sobre la digitalización documental de las empresas que aquí traemos y que con ellos sabrás más acerca de esta práctica. Sigue leyendo para conocer la información y toma nota.

Fuente: Transformación Digital

¿Qué es la digitalización documental de las empresas?

Es un método utilizado para capturar y almacenar de forma digital todos aquellos documentos físicos relacionados con los procesos organizativos.

La digitalización documental se hace para tener mayor seguridad

Actualmente las empresas prefieren digitalizar sus documentos en vez de tenerlos en papel porque uno de sus beneficios es la seguridad que les aporta si se hace de forma correcta.

Les ahorra costos de envíos a otros sitios

Asimismo, la digitalización documental de empresas les ahorra mucho dinero, trabajo y tiempo al poder enviar cualquier documento de un lugar a otro de manera digital por internet.

La digitalización de documentos empresarial es más productiva

El tener varios documentos en un mismo sistema logra que las empresas puedan tener mayor efectividad en la búsqueda de ciertos datos y más rápidamente.

Hay menos riesgo de pérdida de documentos

Otra de las ventajas de ladigitalización documental empresarial es que existe menos riesgo de pérdida, deterioro o duplicación. Por ello es que cada vez más empresas le dicen adiós al papel y optan por esto.

La forma de trabajar es mucho más rápida

Gracias a la continua mejora tecnológica es que las empresas pueden tener mayor movilidad al trabajar. La digitalización de documentos es parte de ello porque es posible acceder a cualquier información digitalizada desde cualquier dispositivo conectado a la red estando en cualquier lugar.

Los documentos originales se eliminan

Una vez la digitalización documental de las empresas haya sido realizada, tienden a eliminar todo rastro del documento original si es que lo que buscan es mayor seguridad, ya que será imposible que alguien no autorizado pueda ver físicamente esa información.

¿Cuándo eligen digitalizar la documentación las empresas?

Básicamente cuando desean obtener todos los beneficios antes dichos, es decir, cuando quieren ahorrar trabajo, costos y desean mayor rapidez al buscar cierta información y una mejor seguridad.

No cualquier empresa puede digitalizar documentos

El proceso para digitalizar documentos no es algo fácil si se quiere hacer de forma profesional, por lo que las empresas que quieran hacerlo contratan a otras compañías especializadas para que lo hagan por ellos. Estas compañías deben cumplir ciertas normas como la “Ley de Protección de Datos” para poder operar.

Cada vez más empresas eligen la digitalización documental

Las empresas han visto que este tipo de prácticas les trae muchas ventajas. Por ese motivo es que la mayoría está optando por realizarlas de forma profesional. Hay muchas empresas que pueden realizarlo o incluso hay veces que ellos mismos lo realizan.

Con esos 10 datos sobre la digitalización documental de las empresas seguro te habrás dado cuenta de la importancia que tiene esto dentro del ámbito empresarial. Inclusive los negocios, instituciones u organizaciones pueden llegar a realizarlo.