Su trabajo en la Web
Es fácil distribuir un documento creado con una de las aplicaciones de la suite. Cuando quieras, puedes generar una página web que reproducirá tu documento con gran exactitud y le dará a quien quieras la dirección para acceder a él. Para ello, abra su documento y haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del botón Compartir (se encuentra en la parte superior derecha de la página).
En el menú que aparece, seleccione Publicar como página web. Dependiendo del tipo de documento (texto, hoja de cálculo, presentación o dibujo), la ventana que aparece le ofrece algunas latitudes adicionales: puede publicar sólo celdas u hojas seleccionadas de la hoja de cálculo, decidir la velocidad de lectura y el tamaño del lector de una presentación, etc. Pero en cualquier caso, se le proporcionará una dirección pública, que usted puede comunicar. Atención, si sólo desea mostrar la versión inicial del documento, y no sus evoluciones futuras, desmarque la casilla Republicar automáticamente después de cada modificación.
Un grupo es mejor
¿Quieres escribir Un exquisito cadáver del mundo? Las opciones de uso compartido de Google Docs te permiten hacerlo en un abrir y cerrar de ojos. Esta vez, usted da un enlace a su documento a otros usuarios de Internet, que pueden modificarlo. Mejor aún, todas las personas conectadas podrán modificar el documento al mismo tiempo, mientras observan los cambios realizados por otros! El procedimiento es muy sencillo: haga clic en el botón Compartir de un documento. De forma predeterminada, el uso compartido es privado: sólo una lista específica de usuarios con cuentas de Google Docs puede cambiar el cuerpo del documento (o no, según sus especificaciones). Pero puede cambiar esto haciendo clic en el enlace Editar en la ventana Configuración de uso compartido que aparece.
Tenga cuidado, si elige la opción Visibilidad pública, el contenido de su documento se indexará en el motor de búsqueda de Google. A continuación, añada las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea colaborar y, a continuación, haga clic en Compartir. Por lo tanto, cuando otra persona está trabajando en un documento al mismo tiempo que usted, se le notifica mediante un mensaje en la esquina superior derecha de la ventana. Y un indicador de color le muestra dónde se encuentra el cursor de su pareja, así como su identidad!
La última sala de estar donde hablamos!
No sólo puede trabajar con varias personas al mismo tiempo en un documento, sino que también dispone de un sistema de mensajería instantánea integrado: cuando otro usuario abre un documento al mismo tiempo que usted, se le notifica. Al hacer clic en la doble flecha hacia abajo en la parte superior derecha del documento se abre una columna de discusión. Otra forma de discutir un documento es incluir comentarios que otros usuarios puedan ampliar. Al hacer clic en el botón Discusiones, se mostrará el hilo de todas las discusiones que han tenido lugar.