1. Designar un área de impresión
Por defecto, cuando lanza el comando Archivo, Imprimir, se refiere a toda la hoja. Si usted imprime sistemáticamente sólo una parte de esta hoja, hágala el Área de Impresión. Para ello, desplácese por el menú Configuración de página, haga clic en el botón ZoneImpr y seleccione Definir. A partir de ahora, sólo se imprimirá esta área (puede comprobarlo haciendo una Vista Preliminar de Impresión).
Si ha hecho una selección múltiple (manteniendo pulsada la tecla Ctrl y luego seleccionando varias porciones, cada parte se imprimirá en una hoja separada. Si ha olvidado a qué celdas corresponde el área de impresión, escriba F5, haga clic en Print_area y confirme con OK: el área está seleccionada. Para restaurar la impresión de toda la hoja, haga clic en el mismo botón ZoneImpr y seleccione Cancelar.
2. Definir saltos de página
Normalmente, Excel determina los cambios de página en función del tamaño de las filas y columnas, el factor de zoom adoptado, los márgenes… Pero estos saltos de página no se pueden hacer donde usted quiera. Para insertar un salto de página manual, coloque el punto de inserción en la línea que se mostrará en la parte superior de una nueva página y, en el menú Salto de página, haga clic en Salto de página y seleccione Insertar salto de página. Una línea de puntos indica el cambio de página.
Hay otra técnica muy práctica para mostrar – y modificar si es necesario – los saltos de página: en el menú Ver, haga clic en PreviewShutOfPg. Los cambios de página se representan mediante líneas azules (verticales y horizontales) que puede arrastrar con el ratón. Para cancelar todos los saltos de página que haya definido con uno de los dos métodos anteriores, haga clic en el botón Saltos de página del menú Configuración de página y seleccione Restaurar todos los saltos de página.
3. Ajustar las páginas
Su cuadro, una vez impreso, ocupa seis páginas completas y se extiende ligeramente hasta la séptima página. Redúzcalo ligeramente para que quepa en seis páginas. Para ello, active el menú Presentación y haga clic en el botón situado a la derecha del grupo de palabras Presentación. En la ventana que aparece, active la ficha Página. Marque la opción Ajustar y especifique 1 página de ancho por 6 páginas de alto, luego confirme con OK.
4. Mantener líneas de encabezado
Probablemente conoce el comando Solapas de congelación, accesible a través del menú Ver, que obliga a que una parte de la pantalla (normalmente las cabeceras de las columnas) permanezca siempre visible incluso cuando se desplaza por la hoja. También puede pedir a Excel que imprima una o más líneas de encabezado en la parte superior de cada página. Para ello, active el menú Configuración de página y seleccione Imprimir títulos. Luego haga clic en el pequeño símbolo rojo a la derecha de la parte superior derecha de las Líneas para repetir el campo en la parte superior y seleccione, en la hoja, la línea o líneas a mostrar en la parte superior de cada página. Confirme con OK. Haga una vista previa antes de imprimir para comprobar el resultado.
Permitir la impresión sólo a determinadas personas
Para ahorrar papel o preservar la confidencialidad de ciertos datos, le gustaría que la impresión se reservara para personas con contraseña. Esto se consigue creando una macroinstrucción. Presione Alt + F11 para abrir el editor de Visual Basic. En la ventana Proyecto, haga doble clic en ThisWorkBook. En la ventana de código que aparece, escriba el listado de la derecha. Luego regrese a Excel y guarde su libro de trabajo. Cuando un usuario intente imprimir el libro de trabajo, recibirá un mensaje pidiéndole que introduzca la contraseña. Si no escribe el sésamo correcto (azerty en nuestro ejemplo), se le negará la impresión. Tenga en cuenta que este «candado» es bastante rudimentario y no desalentará a un usuario experimentado.