Consejos de ofimática

Palabra

Determine los márgenes mínimos de su impresora (dificultad: 1/4)

Todas las impresoras requieren un margen mínimo entre el texto y el borde del papel. Estos márgenes difieren para cada impresora. ¿Ignoras estos valores para los tuyos? No es necesario realizar varias pruebas: desplácese hacia abajo por la cinta de Diseño y haga clic en Márgenes, Márgenes personalizados. Introduzca 0 como el valor de los cuatro márgenes y haga clic en Aceptar. Aparece un mensaje: haga clic en el botón Corregir automáticamente. A continuación, se visualizan los márgenes mínimos.

Ir a las propiedades del documento (1/4)

Las propiedades avanzadas le permiten obtener información de un vistazo sobre las fechas de registro del documento, las palabras clave y las estadísticas asociadas. Para que sean fácilmente accesibles, haga clic en Office y elija Opciones de palabras, Personalizar. Seleccione en la primera lista desplegable: Comandos no presentes en la cinta y en la lista justo debajo de Propiedades avanzadas de documentos. Encontrarás muchos otros comandos ocultos allí. Depende de ti explorarlos! Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. El icono aparece en la barra de acceso rápido en la parte superior izquierda de la ventana.

Quitar los márgenes (1/4)

El modo de visualización Página es conveniente porque le muestra la hoja tal y como se va a imprimir. Pero los márgenes altos y bajos reducen el espacio dedicado a la escritura. ¡Escóndelos! ¡Escóndelos! Coloque el punto de inserción en la línea horizontal gris entre dos páginas. En cuanto el cursor adopte la forma de dos flechas de cabeza a pies, haga doble clic: los márgenes se borrarán. Haga doble clic para restaurarlos.

Crear texto falso (1/4)

En un documento de Word en blanco, escriba =rand(x, y) y luego valide (x e y son enteros). Por ejemplo, con =rand(2,6), Word escribe automáticamente dos párrafos de seis oraciones cada uno. Estos textos son de la ayuda de la Palabra. El único interés es permitir, por ejemplo, el llenado de un modelo de periódico con texto falso. Una variante: escribiendo =lorem(2,3) se obtiene latín falso (lorem ipsum dolor…) bien conocido por los tipógrafos.

Crear un documento en una plantilla elegida (2/4)

Normalmente, cuando se crea un documento nuevo, se forma en la plantilla Normal.dotx. Si ha creado otra plantilla, por ejemplo Invoices.dotx, puede crear automáticamente un nuevo documento en esta plantilla cuando se inicia Word. Para hacer esto, haga Windows + R, escriba winword/t seguido (sin espacios) por la ruta completa a su modelo, por ejemplo winword/tc:\Pro Templates\Facture.dotx.

Calcular una expresión simple (2/4)

La palabra esconde una calculadora! En el menú Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en Personalizar la cinta. En el panel derecho, haga clic en Inicio y, a continuación, en Nuevo grupo. Seleccione Nuevo grupo, haga clic en Renombrar, elija un icono y un nombre (Cálculo) y haga clic en Aceptar. En el panel izquierdo, desplácese hacia abajo en la lista de comandos comunes y seleccione Todos los comandos. En la lista que aparece, seleccione Calcular herramientas. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. Ahora seleccione una expresión, por ejemplo 12*(3+4) y haga clic en el botón Calcular. El resultado (aquí 84) se muestra en la barra de estado en la parte inferior izquierda.

Excel

Utilice el formulario (2/4)

Le resultará más fácil consultar una base de datos si todos los campos de un registro están situados en la misma ventana. Sin embargo, el formulario de Excel XP y 2003 parece haber desaparecido de Excel 2010. Para recuperarla, simplemente añada el icono de formulario a un grupo de Cinta personalizada (lea el documento Word-Calculate a simple expression above). Finalmente, seleccione una línea de la base de datos y haga clic en este icono.

Aumentar el número de anulaciones (3/4)

Para poder cancelar más de 16 operaciones, escriba Windows + R, introduzca Regedit y valide. Desplazar hacia abajo las teclas HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, 1x.0 (dependiendo de la versión), Excel, Opciones. Desplácese hacia abajo en el menú Editar, Nuevo, Valor de DWord. Nombre el nuevo valor UndoHistory. Haga doble clic sobre él: marque la casilla Decimal e introduzca el número deseado de cancelaciones (máximo 100). Confirme con OK y reinicie Excel.

Duplicar hacia abajo…. sin deslizarse (1/4)

Práctico, el asa de copia! Le permite copiar una celda a sus vecinos debajo de ella. Para activarlo, simplemente «tire» hacia abajo de la pequeña cruz negra que aparece cuando el cursor se encuentra en la parte inferior derecha de la celda. Pero en una columna bastante larga, es probable que se «patine» en la siguiente columna o que se encuentre a mil líneas de distancia, especialmente si arrastra el puntero de la celda fuera de la pantalla. Solución: cuando aparezca la pequeña cruz, no la arrastre, sino que haga doble clic en ella. La fórmula se duplica hacia abajo hasta que haya datos en la columna adyacente.

Multiplicar los formatos en una celda (1/4)

No tiene ninguna obligación de dar a todos los caracteres de una celda el mismo formato (fuente y tamaño de fuente, color…). Haga doble clic en la celda, seleccione una o más palabras con el ratón y aplíquele un formato, luego presione Intro. La única restricción: sólo puede aplicar un color de resalte a toda la celda.

Introduzca el mismo contenido en varias celdas (1/4)

Para escribir un número, texto o fórmula en todas las celdas de un campo, seleccione este campo, escriba el contenido común y valide con Ctrl + Enter.

Cambiar entre archivadores abiertos (1/4)

Ha abierto varias carpetas simultáneamente. Para desplazarse por ellos, en lugar de Alt + Tab que revisaría todas las ventanas abiertas de Windows, utilice Ctrl + Tab en su lugar: sólo tendrá que desplazarse por sus libros de trabajo.

Introduzca la fecha o la hora (1/4)

¿Quieres poner la fecha en una celda? Escriba Ctrl + ; y valide. ¿La hora? Escriba Ctrl + : y valide. Atención: las cifras insertadas no se actualizarán.

Y los otros…..

Adobe Reader 9: escribir en un formulario (1/4)

Muchos documentos administrativos están disponibles en formato PDF. Si necesita rellenarlos en varias copias o guardarlos en sus archivos, ahorrará un tiempo valioso introduciendo sus datos personales directamente en el formulario. Para ello, selecciona el menú Herramientas, Máquina de escribir, Máquina de escribir. Coloque exactamente el punto de inserción (no entra en los campos de entrada por sí solo porque puede escribir en cualquier lugar) y escriba su texto. La herramienta es breve: una vez validado el texto, sólo se puede borrar, no modificar. Además, la única fuente es Courier New.

OpenOffice Calc: usar comodines en las fórmulas (2/4)

Los comodines (o comodines), como .*, se usan para reemplazar un conjunto de caracteres, incluso en las celdas. Así, para contar todas las celdas de un campo que contenga el texto» o» en el campo A1:A5, simplemente introduzca =NB.SI(A1:A4;».*o.*»). La fórmula =NB.SI(A1:A5;»or.*») sólo contará las celdas que comienzan con» o». En cuanto a =NB.SI(A1:A5;»or.*»), sólo tendrá en cuenta las celdas que terminen con estas dos letras. Nótese que el . corresponde a la sustitución de un solo carácter y que el * corresponde a la repetición del carácter anterior (» ….«) un número indeterminado de veces. Para averiguar todas las formas de usar estos comodines, busque en la ayuda los términos «expresiones regulares».

Powerpoint 2003: crear una diapositiva con todos los títulos (1/4)

Usted desea crear un resumen y agrupar los títulos de todos los demás visuales: cambie al modo Clasificador de Diapositivas. Seleccionar todas las diapositivas por Ctrl + A. Para crear la diapositiva resumida, pulse Alt + Mayús + S. A continuación, se añade al principio de la presentación.